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“5W2H”方法——解决采购问题的不二法门

解决采购问题的不二法门是什么?

发表时间:2022-08-05 15:45

通过“5W2H”明确需求 , 为采购奠定良好基础


采购在日常工作中购买的物品,可以被笼统的分为两类。


一类是可见的实物,例如:原料与辅料、MRO配件、劳保用品等等。


另一类是虚拟的服务,例如:活动策划、品牌推广、市场调研等等。


如果你接触到一位同行,想要深入了解他的业务水平,但又碍于情面不好直接问,不妨和他讨论一下,这两种类型,他更喜欢买哪种。


90%的“老鸟”采购会毫不犹豫的选择前者,而选择后者的往往是采购“小菜鸟”。


01 为什么会这样?


究其原因,是因为虽然实物的要求多,但是清晰明确,在好的情况下,品牌、型号、件号、图纸一应俱全,最差也会给你个样品或照片。


作为采购,你只需要把握好价格,一般情况下不会买错货,耽误项目的进度。


但是虚拟服务,在与使用部门初次交流时,你会觉得目的明确,条理清晰,简单得不要不要的。


但是真干起来,你恨不得掐死使用部门的同事。


因为当中的很多要求与想法,都是使用部门以结果为导向想象出来的,供应商根本不知道使用部门要做什么,只能摸着石头过河,听天由命。


如果真的出了事情,使用部门又会一退六二五,满脸无辜的告诉老板,采购服务的流程我又不懂,都是采购与供应商沟通的,试图甩锅。


02 如何解决此问题?


随着背锅经验的逐渐增多,你会发现将使用部门的看似完善的使用需求,变成大家都能听懂的“人话”,才是解决这个问题的不二法门。


而“5W2H”方法就是解决这个问题的过程中最重要的工具。


1When


什么时间做?


这不仅仅是让需求部门提供服务最终完成的目标时间。


更重要的是要具体到服务达成的每个关键步骤的时间节点。


例如:何时招标、何时签署合同、何时验收、何时付款等等。


形成相应的时间列表,并据此把控整个服务采购的进程。


2Where


在哪里做?


这不仅仅是让使用部门提供服务最终完成的地点。


更重要的是要对这个地点有着全方位的认知与分析。


例如:场地的规格尺寸、场地的使用限制、场地政策法规的监管等等。


尤其是举行年会这类大型现场活动,这一点就显得尤为重要。


规格尺寸会限制活动相关声光设备是否可以正常安装与使用;使用限制会影响活动餐饮部分菜品的选择与上菜方式;政策法规更是会直接决定活动规模的大小。


例如恰逢国家重大会议召开之际,室外的一些活动,公安机关可能不会批准,但是室内的活动可能会较为轻易的获得审批。


在这个过程中收集的信息,采购一定要保存好,并且写到合同中去,对整个服务起到保障作用。


3Who


由谁来做?


这不仅仅是让使用部门提供与服务相关人员的名单。


更重要的是要对名单当中每个角色与项目权重有着清晰的认识。


例如:谁是技术方面负责人、谁是服务的终端消费者、款项最后由哪个部门支付等等。


在整个采购过程中,后者较为前者更加重要,毕竟项目参与的人多了,想法也多了,难免会出现“众口难调”的情况。


这时候项目权重就决定了采购下一步工作的方向。


4What


目的是什么?


这不仅仅是让使用部门提供服务具体的需求,例如:我要举办一场年会、我要进行市场调研等等。


更重要的是要对需求进行分解,了解每一个方面的具体要求。


以目标顾客购买行为市场调研为例:要明确调研样本的特征(年龄、性别、所在城市、受教育程度、月收入水平等);调研的频次(每个城市需要调研几次、每次多少个样本、两次调研的间隔需要多长时间等);调研的形式(是用调查问卷、随机走访还是神秘访客)以及其它各个方面。


What做的越详细,后期合同签署的就会越严谨,相应的服务质量就会越高。


所以这一点是“5W2H”方法的核心。


5Why


为什么要做?


这不仅仅是让使用部门提供需要这个服务的原因。


更重要的是要弄明白使用部门的采购需求是否有可以优化的地方,从而简化流程,降低成本。


另一方面,要为使用部门设置相应的备选方案,以免在采购过程中出现突发情况,从而未能达到使用部门的预期。


6How much


预算要求是什么?


这不仅仅是让使用部门提供需要这个服务的预算金额。


更重要的是明确预算如何去花(是付订金、现款结算还是有账期)、剩下的钱如何处理(是退回使用部门还是一定要花完)等等。


看着相似的两个活动,可能因为活动性质不同,导致预算要求完全不同。


例如市场推广活动与年会,从表面上看,都是选择一个场地,给观众演演节目、大家吃吃饭联络感情。


但是因为市场推广活动的核心是营销,所以要在保证营销效果的同时,尽量少花钱,拖长账期。


而年会的核心是员工福利,所以要保证在预算全花光的前提下,尽量给员工更好的饮食水平和奖品。


只要活动举办的万无一失,即使预定场地先付订金都没有关系。


7How


怎么去做?


这不仅仅是让使用部门提供所需服务的实施方案。


更重要的是要把握实施方案的可行性、专业性与效率性。


因为到了这个阶段,你已经接触了大量专业的供应商,把握可行性和专业性已经不难。


此时,你应该把大量的精力放在效率提高上。


通过将使用部门与各个供应商的实施方案进行整合,各取其长,最终形成一份令甲乙各方都满意的文件。


03 核心思想


当然,在实际运用中,采购可以不拘泥于以上的顺序和内容,“5W2H”谁先谁后,甚至少一两个都没关系。


核心思想在于:弄明白使用部门具体的采购需求,并且变得可以实施,为后续的询价、签订合同奠定良好的基础。


通过“5W2H”明确使用部门的需求之后,需要使用部门填写采购申请单,并发给采购,用于明确使用部门和采购的责任,防止扯皮。


采购申请单的模板如下图所示:



作者:Aric Sun 来源:采购实战家专栏


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