采购帮商学院

细节决定成败,采购工作邮件的8大细节,看看哪个是你不知道的

采购工作邮件的8大细节

发表时间:2022-08-05 09:46

细节决定成败,工作邮件也不例外,本篇会给大家分享工作邮件中的细节。我们首先对工作邮件来个MECE的分解。

一封工作邮件的结构有:1、发送地址;2、标题;3、抬头;4、正文;5、附件;6、恭祝语;7、签名档。

我们逐个来分享每部分需要注意的要点:

01
发送地址

发送地址通常有收件人、抄送人、密送人三个部分。

1
收件人

收件人是需要处理该邮件的人。我们采购人在此务必注意不要一事二报,也就是一件事情不要同时申请两个利益相关者批示。一件事情不要安排给两个人去做,这个也牵扯到做事情的方法上了:

例如你是个采购经理,有个设备的重要参数确认想请内部客户(工程部)确认,同时发给工程部的工程师和他的老板工程经理,请求确认。

工程师一看,我去,老板在呢,我抢先回复,如何体现老板的专业性?还是让老板先发话吧,这家伙是想在老板面前让我好看么?

工程部经理一看,呦呵,这种跨我专业的事情也要我确认,想累死我?

很大可能的结果是谁都不理会你,你这需求什么时候才能得到解决呢?

2
抄送人

放在抄送人里的角色,只是让对方知会一下,他可以不回复。例如上面请内部客户确认需求的例子,采购人就应该主送工程师,抄送工程部经理。这样工程师好处理,工程部的经理还会感觉你是很规矩的人,主动让他知道。

但是另外有一点,咱们采购人要注意:

如果是跨部门,需要两个部门的老板各自都确认的邮件,最好只请示自己的老板,跨部门的沟通让自己的老板去协调。

尽量不要做跨越自己部门范围请示的事情,因为你的职场命运主要把握在你的老板手里,别让他觉得你情商有限。

有关收件人与抄送人的,另外有几个小贴士,也分享给大家。

  1. 如果我们必须在一封邮件里,加入更多收件人的时候,务必在邮件开始处写上「+Tony」、「+Rose」之类的提示。这对于原有的收件人和新加进来的收件人都是尊重。

  2. 每一个收件人都应该是和这封邮件里所提及的事情有关的,以免弄得收件人莫名其妙,不知道是否应该说些什么或是做些什么。收到不相关的邮件对于所有人来说,都是一种广告,都是不尊重别人时间的表现。你想一想你正在聚精会神看电影的时候或正在玩游戏的时候,突然收到的广告推送,你就应该将心比心。

  3. 最值得提醒的是,坚决杜绝在某些工作邮件的讨论陷入某种僵局之时,把部门或者公司内部各个部门的老板统统拉入邮件的抄送人。成熟的老板并不会因为忽然被加入一个争论而立刻做出反应,更不会为另一拨人「站台」。

3
密送人

密送人的正确打开方式如下:

不方便让别人看到在收件人列表里出现的人,可以放在密送里。例如你们公司没有采购管理的信息系统,利用工作邮件邀请多家供应商进行寻源报价,不同的供应商可以放入密送人。

重要的、容易忘的邮件,密送给自己一份,可以方便管理查看。

在发送通知类邮件时,不想让大家在邮件里群体回复,可以把发送对象的邮件地址列表放在密送人里。这样大家看到的收件人里只有自己,即使全部回复也不会打扰到其他人。

02
标题

标题是整个邮件的金字塔顶端,也是展示给接收方的第一脸面。我们务必避免使用口语化文字,会显得很不职业。另外,值得单独说明的是,如果出现多次回复或者转发的邮件,通常它的标题上会被加上很多的 re:fw:re:re:re:re等。

这类邮件,我们最好不要轻易搅进去。为什么呢?因为辗转了这么多次的邮件,大概率已经不能指望邮件了。我们不如开会讨论一下,当面或电话、视频会议都好,电话或会议之后不要忘了发一封讨论结果确认邮件。当然,如果咱们采购人非要参与的话,记得把标题清理清理,去掉那 re:fw:re:re:re:re等。

如果需要定期发一次的邮件,比如周报、月报或采购分析数据报告等,建议标题这么写:关于 xxx 的 xxx报告(2022年6月X日),最好用当次的日期开头,方便以后检索。

03
抬头

抬头也就是称呼,这里最好是按照公司文化写。外企的文化就喜欢直呼英文名字,如果你在欧美外企,无论任何时候,你都称呼英文名字即可。但有的公司文化必须称呼x总,xx总,还有的公司文化喜欢称呼“总经理、总裁”,但不喜欢内部员工在他的职位前面加姓,要十分留意。

04
正文

正文,首先要注意遵循金字塔原理,先说结论与中心思想,再详细阐述细节。一行内容不要超过 20 个字,字体不要太小,不要太大,不要颜色怪异。一行字太多,有的人邮件查看是竖着的三栏,他看到的就是有很多行的文字,很可能就不仔细看了。建议用字号用小四(20号),字体用宋体或仿宋,颜色用黑色或蓝色,强调的关键词用红色或黄色高亮,但红色不要用太多。

特别注意:别人的名字不要用红色!!!

如果你有多条内容,一定要用编号排列一下,显得你非常有条理,别人读的时候效率也高。

总之,要把邮件当成是网页去设计,根据接收者的体验去考虑文案和排版,但绝对不要把文字变成图片。有的采购小伙伴喜欢把文字做成图片,再贴到邮件里发出来,这种做法不可取。最后要说的是,一封邮件说的事情不要太多,还是刚才说的道理,事情多了,就需要开会了。

05
附件

附件少的时候(3个以内)最好不要打包,我们要稍微学习一下产品思维。这个跟产品设计非常类似,你设想一下你使用APP的场景,能在一级页面看的东西,用户一般不愿意到二级页面去看。附件也不要太大,这个很好理解,有的公司网速不快,有的人习惯用手机查看邮件,你发大附件肯定有人会想要骂你。

附件多,必须打包的时候,务必记住要在邮件正文里做一下附件说明:附件中是 xx,请查收。因附件较多,必须要做成压缩包发送的话,一定要在邮件正文里做一下附件说明,比如这样:

压缩包中包括:

【1】xxxx 文档,是对 xxx 的说明

【2】xxxx 文档,是对 xxx 的说明

【3】xxxx 文档,是对 xxx 的说明

我们要写个列表,说明每个附件是干什么的,方便收到邮件的人查看。

顺便再说一下,如果你的老板或接收者有使用苹果系统,压缩文件记住要压缩成ZIP格式而不要WINRAR格式,否则你的老板是打不开的。

06
恭祝语、签名及其他信息

恭祝语、签名及其他信息,这些按公司的要求来就好,在此不再细说了。

以上,是按照MECE法则拆分的工作邮件的结构以及我认为重要的一些信息。现在再来说另外几个值得注意的地方。

07
撰写顺序

我们大部分未经刻意训练的采购人,我猜想大多数人都是先写收件人,然后写标题,然后写正文,然后“嗖”就发送了。然而,这个流程并不符合防呆错的机制原理。我相信太多的采购小伙伴会出现漏掉附件、漏掉标题的情形。我喜欢用的防呆错撰写邮件的顺序是这样:

附件—>正文—>标题—>收件人

图片

附件是容易忘记的东西,特别是我们精心酝酿了半天的文字之后,很容易在“嗖”之前忘记了附件,再手忙脚乱的去撤回。所以如果有附件,最好先把它贴进邮件。有的邮箱有个「附件提醒」的功能,但也需要你自己去开启。

图片

标题放在正文之后。据我所知,大多数的邮件客户端会提醒你「没有标题是否发送」。而收件人放在最后,是因为没有收件人,这封邮件肯定发不出去,这就给了你足够的时间来回味这封邮件的疏漏。

图片

随着正文的进行,你有很大可能会调整邮件的标题和收件人。所以这样的顺序也比较好,不会等邮件发出去以后再加各种人进来。

但有的OE客户端配置,可能会不提醒「没有标题是否发送」。所以我们采购人可以适当调整顺序,改成先写标题。标题是整个邮件金字塔的塔尖与脸面,没有标题的邮件让接收者非常不爽或怪异,同时显得你非常不职业。

当然无论如何,务必不要先写收件人地址,这样你即使按错了钮,或者按错了快捷键,也不会发出去。

将防呆错的设计思路放在撰写邮件上,也不枉咱普通采购人学了这么多的Standard Operating Procedure(SOP)。

最后,我再多说几点注意事项吧:


01
2分钟法则

◆ 邮箱自动收邮件的时间间隔设置成 2分钟;

◆ 简单紧急又重要的事情最好 2 分钟内马上处理,不容易遗忘;

◆ 邮件写好后,不要急着发,花2分钟检查一下各个细节。


02
3步法处理

◆ 第1步,定时查收邮件。

◆ 重要紧急的,3分钟处理;

◆ 重要不紧急的,马上给予回应,约定处理时间;

◆ 第2步,将其他事项标记待处理标签;

◆ 第3步,在空闲时间,集中处理待处理邮件。


03
其他禁忌

◆ 邮件资产绝大多数国家归属于公司,不要用公司邮箱发违背公司规定或法律规定的东西;

◆ 吵架之后,情绪不稳定的时候,千万不要发邮件;

◆ 不要在邮件里争吵和嘲讽,谁做谁傻瓜;

◆ 邮件中有公司机密时,一定要仔细查看收件人,不要有不能收该信息的人;

◆ 多说事实,少说道理;

◆ 标点符号“?”与“!”要慎用,更不要组合使用。

例如某个采购的需求,技术确认逾期了,发出邮件的时候,最好的方法是问人什么时候能做好,其次的方法是说这个项目逾期了,最差的方法是说「你们技术部门能不能有点时间观念,项目逾期你要负责之类」。在邮件中指责与争论,不但容易伤了和气,也往往会让发件人陷入巨大的被动之中。况且,如果两封邮件都无法解决的问题,最好可以通过电话或见面沟通解决,远不至于走到在邮件里兵戎相见的地步。

还是上面这个技术逾期的邮件,我试着用不同颜色表达一下。黄色字体是接收者的感受,大家可以体会一下。

Q
请问技术参数确认了吗
A

接收者感受——正常询问。疑问句,即使没有问号,也能看出来是在很平静地提问。

Q
请问技术参数确认了吗?
A

接收者感受——结合上下文语境,似乎有了一点点责问或反问的意思了哦。

Q
请问技术参数确认了吗??
A

接收者感受——你急啥!不用仔细确认吗?

Q
请问技术参数确认了吗!
A

接收者感受——你是想说“你不耐烦了吗”吗?我还不耐烦呢!

Q
请问技术参数确认了吗?!
A

接收者感受——你是想说“你到底确认还是不确认”吗?我还就不确认了,又不是我的活!

Q
请问技术参数确认了吗????!!!!!!
A

接收者感受——傻了吧!!!!!!

标点符号,有的时候是属于写者无心、看者有意,但我们最好还是能够考虑周详。如果是询问,我们最多用一个问号就好,最好避免这两个标点符号组合多重使用。如果不是你的下级,你使用再多的问号、感叹号,也只能适得其反。

08
结束语

整体的文章比较长,非常感谢采购小伙伴耐心看到文末。如今,高节奏的工作模式以及便捷的即时通讯工具往往让人忽视了电子邮件不可或缺的价值,但在职场及商务场合,一封令人舒适的工作邮件仍然是非常必要的,每一封电子邮件都是一个人的职场名片,也都是咱们采购人领导力的体现。


作者:Eric Wang   来源:CPSM博润顾问


免责声明:凡注明来源本网的所有作品,均为本网合法拥有版权或有权使用的作品,欢迎转载,注明出处。非本网作品均来自互联网,转载目的在于交流、学习以及传递更多信息,并不代表本网赞同其观点和对其真实性负责。如果无意间侵害了您的合法权益,请您及时与我们联系,我们会在核实后第⼀时间删除相关内容!